Nebenkostenabrechnung: Welche Positionen dürfen hinein?
In die Nebenkostenabrechnung gehören nur umlagefähige Betriebskosten, also laufende Kosten für das Grundstück und das Gebäude, die der Betriebskostenverordnung zugeordnet sind. Nicht erlaubt sind Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Finanzierungskosten und einmalige Anschaffungen. Heizkosten und Brennstoffkosten sind nur nach den Regeln der Heizkostenverordnung abrechenbar.
Eine Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Aufstellung der umlagefähigen Betriebskosten, die Vermieter nach gesetzlichen Vorgaben auf Mieter umlegen dürfen.
Wer die umlagefähige Kosten korrekt prüft, trennt klar zwischen echten Betriebskosten und Posten, die der Vermieter selbst trägt. Genau diese Trennung entscheidet darüber, welche Positionen die Nebenkostenabrechnung enthalten darf und welche Mieter nicht zahlen müssen.
Welche Positionen dürfen in die Nebenkostenabrechnung?
In die Nebenkostenabrechnung dürfen nur Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung, also laufende Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs von Grundstück und Gebäude. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hauswartkosten, soweit sie keine Verwaltung oder Reparatur enthalten.
Die Betriebskostenverordnung nennt den typischen Katalog der umlagefähigen Kosten. Entscheidend ist immer, dass die Kosten laufend entstehen und dem laufenden Betrieb der Immobilie dienen. Ein Vermieter darf deshalb nicht beliebige Ausgaben in die Nebenkostenabrechnung schreiben. Nur die Positionen mit klarer rechtlicher Grundlage sind zulässig.
Typische Positionen sind:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizkosten und Warmwasserkosten
- Gebäudereinigung und Hausreinigung
- Gartenpflege
- Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Flächen
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Versicherungen des Gebäudes
- Hauswart, soweit nur Betriebskosten enthalten sind
Für Heizkosten und Brennstoffkosten gelten zusätzliche Regeln. Ein eigener Überblick dazu steht im Beitrag über Brennstoffkosten und die Umlage auf Mieter.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, Instandsetzungskosten, Reparaturen, Bankgebühren, Zinsen, Rücklagen und Anschaffungskosten. Mieter zahlen nur laufende Betriebskosten. Kosten für die Eigentümerverwaltung oder die Beseitigung von Schäden gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.
Die Abgrenzung ist wichtig, weil viele Streitfälle an gemischten Positionen scheitern. Ein Hauswart darf abgerechnet werden, wenn die Rechnung nur Tätigkeiten wie Reinigung, Kontrolle oder Winterdienst enthält. Enthält die Hauswartrechnung auch Verwaltung, Wohnungsabnahmen oder Reparaturorganisation, müssen diese Anteile herausgerechnet werden. Gleiches gilt für Versicherungen: Umlagefähig ist zum Beispiel die Gebäudeversicherung, nicht aber die Rechtsschutzversicherung des Vermieters.
Nicht umlagefähig sind außerdem einmalige oder nicht verbrauchsabhängige Aufwendungen ohne Bezug zum laufenden Betrieb. Dazu zählen etwa die Neuanschaffung von Geräten, die Sanierung eines Dachs oder die Erneuerung einer Heizungsanlage. Solche Ausgaben erhöhen zwar den Immobilienwert, gehören aber nicht in die jährliche Nebenkostenabrechnung.
Welche gesetzlichen Grundlagen bestimmen die umlagefähigen Betriebskosten?
Die wichtigsten Grundlagen sind § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und bei Heizkosten die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). § 556 BGB erlaubt die Umlage von Betriebskosten nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Die BetrKV definiert den Kostenkatalog. Die HeizkostenV regelt die Abrechnung von Heizung und Warmwasser.
Für Vermieter zählt zuerst der Mietvertrag. Nur vereinbarte Betriebskosten dürfen abgerechnet werden. Die BetrKV nennt dann, welche Kostenarten überhaupt als Betriebskosten gelten. Die Verordnung enthält unter anderem die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, Wasserkosten, Entwässerung, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherung, Hauswart und die Kosten der Heizungsanlage.
Bei Heizkosten gilt zusätzlich die HeizkostenV. Die HeizkostenV schreibt für viele Gebäude eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Für zentral versorgte Wohnungen sind in der Regel mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch zu verteilen; der Rest wird nach Fläche oder einem anderen geeigneten Maßstab verteilt. Für die Abrechnung von Brennstoffkosten gilt deshalb nicht nur die BetrKV, sondern immer auch die HeizkostenV. Weitere Details finden sich im Artikel über Heizkosten pauschal abrechnen und die zulässigen Grenzen.
Wie müssen Positionen in der Abrechnung aufgeführt werden?
Positionen müssen so aufgeführt werden, dass Mieter die Kosten nachvollziehen und prüfen können. Eine Nebenkostenabrechnung braucht eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die bereits geleisteten Vorauszahlungen. Pauschale Sammelposten ohne erkennbare Kostenart reichen nicht aus.
Die Abrechnung muss jede Kostenart getrennt nennen. Eine Position wie „sonstige Kosten“ ist nur in engen Grenzen brauchbar und ersetzt keine konkrete Bezeichnung. Vermieter sollten daher nicht nur Beträge nennen, sondern auch die Art der Betriebskosten, den Umlageschlüssel und die Rechenschritte offenlegen. Mieter müssen erkennen können, wie sich der Endbetrag bildet.
Eine klare Struktur hilft bei der Prüfung:
| Angabe | Was sie enthält |
|---|---|
| Kostenart | Zum Beispiel Wasser, Müll, Gartenpflege oder Heizung |
| Gesamtkosten | Summe der Kosten des Abrechnungszeitraums |
| Verteilerschlüssel | Zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch |
| Mieteranteil | Der auf die Wohnung entfallende Kostenanteil |
| Vorauszahlungen | Bereits gezahlte Beträge des Mieters |
Der Abrechnungszeitraum umfasst meist 12 Monate. Ein abweichender Zeitraum ist möglich, wenn der Mietvertrag oder die Abrechnungssystematik das vorsieht, der Zeitraum muss aber klar bezeichnet sein. Vermieter dürfen Positionen nicht quer über mehrere Jahre mischen.
Welche Besonderheiten gelten bei Heizkosten und Brennstoffkosten?
Heizkosten und Brennstoffkosten gehören zu den wichtigsten umlagefähigen Kosten, unterliegen aber strengen Sonderregeln. Bei zentralen Heizungsanlagen verlangt die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine verbrauchsorientierte Abrechnung. Brennstoffkosten sind also nicht einfach nach Gesamtfläche oder pauschal auf alle Mieter zu verteilen.
Die Brennstoffkosten umfassen die Kosten für Gas, Öl, Fernwärme oder andere Energieträger, die für die Wärmeversorgung eingesetzt werden. Zusätzlich können Betriebsstrom, Wartung, Messdienstleistungen und bestimmte Nebenleistungen dazugehören, wenn sie der Heizungsanlage direkt zugeordnet sind. Eine getrennte Betrachtung ist wichtig, weil nicht jede Heizungsrechnung vollständig umlegbar ist.
Die HeizkostenV sieht außerdem vor, dass Nutzer einen Teil der Kosten nach Verbrauch tragen. In der Praxis bedeutet das: Mieter mit höherem Verbrauch zahlen mehr. Vermieter dürfen Heizkosten nicht einfach pauschal abrechnen, wenn die HeizkostenV eine Verbrauchserfassung verlangt. Bei Verstößen drohen Kürzungsrechte der Mieter. Die rechtlichen Grenzen werden im Beitrag über zulässige und unzulässige Pauschalen bei Heizkosten genauer erklärt.
Welche Fristen und Formvorgaben gelten für Vermieter?
Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Nach Ablauf dieser Abrechnungsfrist dürfen Vermieter Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Die Abrechnung muss außerdem in Textform erfolgen und den Mieter klar informieren.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist. Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, für den Kosten gesammelt werden, meist ein Jahr. Die Abrechnungsfrist ist die Frist, innerhalb der Vermieter die Abrechnung an Mieter übermitteln müssen. Wer diese Frist verpasst, riskiert den Verlust von Nachforderungen. Eine ausführliche Erklärung enthält der Beitrag zur Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Mieter haben nach Zugang der Nebenkostenabrechnung ein Prüfungsrecht. Vermieter müssen deshalb Belege nachvollziehbar aufbewahren und auf Verlangen Einsicht ermöglichen. Eine unklare oder verspätete Abrechnung führt häufig dazu, dass Nachforderungen angreifbar sind. Wer zusätzlich wissen will, wann eine Forderung endgültig nicht mehr durchsetzbar ist, findet die Antwort im Artikel über ausgeschlossene Nebenkostenforderungen.
Für selbstgenutztes Eigentum gelten andere steuerliche Regeln als für vermietete Objekte. Wer Kosten nicht auf Mieter umlegen, sondern steuerlich prüfen will, findet im Beitrag zu Abzügen bei selbstgenutztem und vermietetem Eigentum die passende Einordnung.
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